Medewerker – kwaliteitsverslag 2022
Medewerkers ervaren mooi, betekenisvol werk en goede samenwerking
We streven ernaar dat medewerkers tevreden zijn, mooi werk hebben en hun toegevoegde waarde voor cliënten en hun netwerk inzetten vanuit onze christelijke waarden.
Integrale samenwerking in de teams
De ingezette cultuur- en structuurverandering van hiërarchisch sturen naar een horizontaal en integraal samenwerken dichtbij en rondom de cliënt is doorgezet. Dat betekent iets voor iedereen die bij Norschoten werkt. In welke rol, functie of verantwoordelijkheid dan ook.
We hebben gemerkt dat medewerkers de nabijheid van leidinggevenden misten. We zijn daarom teruggekomen op een eerder besluit en hebben de span of attention van de locatiemanagers teruggebracht onder andere door twee trainees aan te nemen als leerling-locatiemanagers. Hiermee maken we tegelijk de dubbelslag om ons eigen middenkader intern op te leiden.
Optimalisatie medewerkersproces
Knelpunten in het medewerkersproces zijn in kaart gebracht. Hierdoor kunnen we sneller zien waar versteviging nodig is en waar de bedrijfsondersteunende processen (individuele) medewerkers en teams beter kunnen ondersteunen. In werktafels werkten we aan concrete verbeteracties in drie aandachtsgebieden:
- personeelsprocessen: inrichten in- door- en uitstroom medewerkers (mobiliteit)
- bezetting op orde: capaciteitsplanning (tactisch), planning & inzet (kort-lange termijn)
- leren & ontwikkelen: coaching on-the-job (vakbekwaamheid, integraal samenwerken, feedback, regie en persoonlijk leiderschap).
We realiseren ons dat we deze verandering moeten continueren, zodat medewerkers daadwerkelijke mooi en betekenisvol werk en een goede samenwerking ervaren en we hun tevredenheid verhogen.
Terugblik op thema’s uit het kwaliteitsjaarplan 2022
a. Vinden, boeien en binden
Het vinden van gekwalificeerde medewerkers is een groeiende uitdaging. Gelukkig hebben we een goede kweekvijver van leerlingen en stagiaires. Met scholen in de regio is een intensieve samenwerking. Bij diplomering stromen de meeste leerlingen en stagiaires door naar een vaste baan bij Norschoten. Talrijke acties op het gebied van boeien en binden van medewerkers zijn ingezet. Een vernieuwde arbeidsmarktcampagne is gerealiseerd. Verder maken we volop gebruik van subsidieprojecten van de overheid, zoals coronabanen (tijdelijke ondersteunende banen tijdens coronaperiode), zij-instromers, mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, de nationale zorgklas en dergelijke. Vanaf de zomer is voortvarend ingezet op verbetering van de roosters en daarmee de inzet van medewerkers. Een capaciteitsplanner onderzocht samen met de locatiemanagers hoe de roosters verder verbeterd konden worden.
Zowel de uitstroom als in- en doorstroom van medewerkers nam toe. Van de medewerkers die zijn uitgestroomd bij Norschoten, verliet 42,1% ook de zorgsector (regionaal is dat 46,4% en landelijk 48,9%). Informatie uit de vertrekgesprekken, zoals te weinig aandacht, begeleiding, doorgroeimogelijkheden en een disbalans werk/privé, werken we verder uit om de achterdeur dicht te houden.
De inzet van de organisatiebuddy heeft laten zien dat een warm welkom en een goede start belangrijk zijn om medewerkers te binden. Helaas is de subsidie voor de buddy in 2022 gestopt. Het warme welkom is nu overgenomen door medewerkers personeelsadministratie
In 2022 is een start gemaakt met het actualiseren van het functiehuis. Samen met betrokken medewerkers maken we de functiebeschrijvingen up-to-date, zodat deze aansluiten bij de ingezette cultuurveranderingen.
In september zijn twee HRM-stagiaires een onderzoek gestart naar een vernieuwende gesprekscyclus voor de jaargesprekken, waarbij de persoonlijke ontwikkeling van medewerker centraal staat. Dit wordt in 2023 verder uitgewerkt.
b. Verzuim en succesvol doorwerken
Corona heeft ook in 2022 invloed gehad op het verzuim van medewerkers. Het verzuimpercentage steeg van 6,55% naar 8,07%. Dat is voor Norschoten ongekend hoog.
Per 1 januari 2022 is een verzuim re-integratieadviseur gestart ter ondersteuning van de leidinggevenden bij de begeleiding van langdurig verzuim van medewerkers. Inmiddels zijn drie medewerkers opgeleid om de training ‘behoefte aan balans’ te kunnen geven. Deelnemende medewerkers zijn enthousiast en geven aan baat bij te hebben bij deze training om werk en privé in balans te kunnen kouden. De training wordt ieder kwartaal aangeboden.
c. Serviceteams facilitaire dienst
Het onderzoek naar het opzetten van serviceteams bij de facilitaire dienst is meegenomen in het integraal samenwerken rondom de cliënt (zie punt 3.1.).
d. Leiderschap en management
De locatiemanager is integraal verantwoordelijk voor mensen en middelen op de locatie. Dat betekent dat alle processen welzijn, service en zorg onder aansturing van de locatiemanager plaatsvinden. Inhoudelijke expertise wordt geborgd in de netwerken:
- praktijkverpleegkundigen en behandelaren (triage, deskundigheidsbevordering)
- welzijnsbegeleiders (activiteiten, vakbekwaamheid welbevinden)
- facilitair (hygiëne, service, voeding, facilitaire/hospitality-coördinatie).
De focus ligt op samenwerken in integrale teams ten behoeve van de cliënt. Medewerkers worden gestimuleerd in zelfstandigheid en eigenaarschap en in het ontwikkelen van vaardigheden en kennis en de toepassing daarvan in de dagelijkse praktijk. De teams worden daarin ondersteund door een teamcoach.
Leren en ontwikkelen
Implementatie van het leermanagementsysteem (LMS) ‘Noor leert door’ is voor de medewerkers zorg en welzijn verder gerealiseerd. De leerpaden zijn nog niet volledig ontwikkeld. Dit heeft vertraging opgelopen, omdat voor de inrichting van het LMS meer tijd nodig was dan verwacht.
Leerlingen en stagiaires worden begeleid door praktijk- en werkbegeleiders. Dit is een continu leerproces. Er zijn e-learningmodules beschikbaar, die medewerkers op hun eigen tijd kunnen volgen. Ook bieden we blended learning en training on-the-job aan. Met blended learning bieden we lesstof in een mix van leervormen. Bijvoorbeeld een combinatie van klassikaal, e-learning en praktische oefeningen. Toetsen doen we in de praktijk, waardoor vakbekwaamheid voortdurend wordt bevorderd.
Vrijwilligers
Het totaal aantal vrijwilligers is in 2022 afgenomen. De uitstroom is toegenomen, maar de instroom van nieuwe vrijwilligers is na corona ook weer op gang gekomen.
De belangrijkste redenen voor uitstroom zijn: te druk, leeftijd/ouderdom, onvrede/gebrek aan communicatie en het stoppen van de kerkviering op één van de locaties. Bij de instroom zien we dat vrijwilligers minder reageren op de vraag vanuit de organisatie, maar dat zij zichzelf aanbieden met hun talenten en mogelijkheden en daar passend vrijwilligerswerk bij zoeken. Dit vraagt een flexibeler aanpak van de organisatie en dat zal het komende jaar aandacht krijgen.
Medewerkers- en vrijwilligerstevredenheid
De teams zijn met elkaar in gesprek gegaan over de resultaten van het medewerkersbelevings-onderzoek 2021/2022 (MBO). Waar nodig zijn verbeteracties afgesproken. Door de wisselingen bij met middenmanagement hebben deze gesprekken niet overal plaats kunnen vinden.
Eind juni heeft een verkort vervolgonderzoek plaatsgevonden om een verdiepingsslag te maken op de thema’s interne communicatie, werkdruk en leiderschap. De respons verschilde per bedrijfsonderdeel en was gemiddeld 41,3%. Teams die actief met hun verbeterpunten aan de slag waren gegaan toonden betere vervolgresultaten. Echter, op alle drie de thema’s zijn nog verbeteringen te behalen. In maart 2023 wordt opnieuw een verkort onderzoek uitgezet.
Met vrijwilligers zijn, aan de hand van vragen en stellingen, kwalitatieve gesprekken gevoerd. De deelnemende vrijwilligers (ad random uitgenodigd) voelden zich erkend en gehoord en vonden de gesprekken waardevol. De resultaten waren echter onvoldoende representatief en kwantitatief. In samenspraak met de vrijwilligersraad gaan we in 2023 het vrijwilligersbelevingsonderzoek opnieuw vormgeven.
De ondernemingsraad over 2022
Het afgelopen jaar was niet gemakkelijk: wisselingen bij managers, personeelskrapte, een hoog ziekteverzuim, corona, inzet van uitzendkrachten en de invoering van de nieuwe ECD’s. Dit was, en is, de zorg van de ondernemingsgraad (OR).
Om de belangen van medewerkers te behartigen, in de vernieuwde medezeggenschap, is er regelmatig overleg met de bestuurder en de andere raden. Daarnaast werd de OR geïnformeerd door de arbo-arts, de vertrouwenspersoon en de preventiemedewerker.
Dit jaar werd ingestemd met vier verzoeken: uitbreiden meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden, beleid arbocommissie, vervolgregeling thuiswerken en het reglement interne bezwarencommissie actualisatie functiehuis.
De vrijwilligersraad over 2022
De vrijwilligersraad (VR) komt op voor de belangen van de ca. 600 vrijwilligers van Norschoten. Ze werkt samen met de raad van bestuur en de coördinator welbevinden en vrijwilligers. Onderwerp van gesprek waren dit jaar het te voeren vrijwilligersbeleid en de (knel) punten die op een aantal locaties speelden.
In 2022 gaf de VR advies over het beleid vrijwilligersvergoeding en beleid giften voor vrijwilligers, het aanstellen interne- of externe vertrouwenspersoon voor vrijwilligers en een gezamenlijk fietsproject van Norschoten en Welzijn Barneveld. Verder ging de aandacht uit naar het vrijwilligersbelevings-onderzoek, de uitstroom en het behouden van vrijwilligers, en het opnemen van vrijwilligers in officiële (beleid)stukken als aparte groep in plaats van onder het kopje medewerkers.
In december heeft de raad een brief geschreven aan de coördinator welbevinden en vrijwilligers en de bestuurder. Daarin heeft zij haar zorgen geuit over het vrijwilligersbeleid, zoals dit op sommige locaties gestalte kreeg. Deze knelpunten zijn serieus opgepakt.