Medewerker – kwaliteitsplan 2023

Medewerkers ervaren mooi, betekenisvol werk en een goede samenwerking

We streven ernaar dat medewerkers tevreden zijn, mooi werk hebben en hun toegevoegde waarde voor cliënten en hun netwerk inzetten vanuit onze christelijke waarden.

Toegroeien naar meer regie binnen de teams

Norschoten zit nog midden in de cultuur-en structuuromslag van hiërarchisch sturen naar horizontaal en integraal samenwerken. Dat geldt voor iedereen die bij Norschoten werkt, in welke rol, functie of verantwoordelijkheid dan ook. De manier hoe we hier uiting aan geven is voor iedereen anders, maar dat we het samen doen vanuit vakmanschap, vertrouwen en verbinding staat vast. De leidinggevenden hebben een belangrijke voorbeeldrol hoe we taal en vorm geven aan onze waarden.

De focus van de leidinggevenden ligt op samenwerken in integrale teams t.b.v. de cliënt. Doelen, rollen en verantwoordelijkheden zijn voor alle teamleden duidelijk. Medewerkers worden gestimuleerd in zelfstandigheid en eigenaarschap en worden daarin ondersteund door een teamcoach. De leidinggevende gaat de dialoog aan, staat open voor feedback, coacht, stuurt op resultaat en op de kritische processen. Er wordt ruimte gegeven aan nieuwe ideeën in een sfeer waarin van fouten geleerd kan worden. De leidinggevende stimuleert het ontwikkelen van vaardigheden en kennis van medewerkers en de toepassing daarvan in de dagelijkse praktijk. 

Optimalisatie van het medewerkersproces

Goed samenwerken betekent iets voor leiderschap, processen en resultaten. Daar werken we aan. De knelpunten in het medewerkersproces zijn inmiddels in kaart gebracht. In werktafels werken we met verschillende mensen aan concrete verbeteracties. De onderwerpen van verbetering staan hieronder aangegeven. In hoofdlijnen zijn er 3 aandachtsgebieden waar we aan werken: personeelsprocessen (geel); kwaliteit binnen de teams (blauw) en planning (groen en paars). Om teams nog beter te ondersteunen in eigenaarschap brengen we de leidinggevenden meer nabij.

Personele processen

De in- en doorstroom van medewerkers wordt verbeterd. Dat doen we door het aannamebeleid te optimaliseren. Het on-boardingsproces wordt verder ontwikkeld. De wervingscampagnes op sociale media worden geïntensiveerd, net als de samenwerking met scholen in de regio. We realiseren dat onder andere via het Norschoten Servicepunt met 1 toegang, 1 infopunt en 1 afhandeling. Verder werken we aan de versimpeling van het verzuimproces, waardoor de leidinggevende minder administratieve last ondervindt en de ziek- en herstelmeldingen adequaat in de Inplanning staan.
 
We focussen op duurzame inzetbaarheid van medewerkers, met aandacht voor de verschillende levensfases, bijkomende mantelzorgtaken en deelherstel bij langdurige ziekte. Dit doen we samen met de arbodienst en branchevereniging Actiz. De vakgroep geestelijk verzorgers is beschikbaar voor het mentaal welbevinden van medewerkers.

Kwaliteit binnen de teams

Initiatief en afstemming binnen teams is cruciaal zodat zij beter kunnen aansluiten bij de complexe hulpvragen van cliënten met de juiste bekwaamheid en vakmanschap. Daarvoor is nodig dat er wordt samengewerkt met het doel dat de cliënt de juiste zorg ontvangt op de juiste plaats en door de juiste professional.

In 2022 werken we met diverse functies in het primaire proces. Het functiehuis wordt aangepast, waarmee afspraken over wie, wat doet beter zijn afgestemd. We streven naar integratie van welzijn en service (voeding en hygiëne) in alle teams en zullen dat gaandeweg 2023 gaan implementeren. Vakbekwaamheid en het ontwikkelen van expertise is voor teams van belang. Vooral voor de assisterende functie sfeermaker is het leren kennen van de doelgroep essentieel. Het leermanagementsysteem ‘Noor leert door’ wordt uitgebreid, zodat deze ook beschikbaar komt voor alle niet-zorgmedewerkers.  Leerpaden voor specifieke doelgroepen worden geïmplementeerd in het on-boardingsproces. Samen met de partners uit het lerend netwerk organiseren we een inspiratie-event. Doel is werkbegeleiders handvaten te bieden voor het op maat begeleiden van leerlingen in alle leeftijdscategorieën.

De praktijkverpleegkundige zorgt voor het verder professionaliseren van de verpleegkundigen binnen de teams. Triage en meer overstijgend werken zijn daar onderdeel van. Ook in de laatste, palliatieve fase willen we kwaliteit van leven bieden. Daarom gaan we ook verder met het implementeren van het palliatief redeneren. 

Teamcoaches helpen de teams in de ontwikkeling van integraal samenwerken. Ze zorgen dat teams op een effectieve en plezierige manier hun werkoverleggen laten verlopen (oplossingsgericht) en tot besluitvorming komen. Belangrijk is het onderlinge (goede) gesprek tussen collega’s te ondersteunen en ook aandacht te hebben voor acties die daaruit voortkomen, inzichten etc. De Teamcoach is een verbinder en kan verwijzen naar anderen die expertise (praktijkverpleegkundigen, HR etc.) hebben op een bepaald gebied (inhoud).

Planning

Iedere locatie en ieder team is anders van samenstelling. Dat heeft te maken met de doelgroep, met de zorgzwaarte, behoeften van cliënten en kwaliteit en deskundigheid van medewerkers. Om duurzaam gezond te blijven zijn we gestart met het maken van capaciteitsplannen.
Deze wordt gemaakt door de capaciteitsplanner in samenspraak met de locatiemanager en afdeling financiën. In dit capaciteitsplan wordt bepaald:
– wat het budget is dat beschikbaar is voor de locatie en de teams,
– welke cliënten er wonen (doelgroep en aantal),
– welke vragen/behoeften er liggen op basis van de cliëntvragen,
– wat nodig is aan deskundigheid,
– welke formatie nu beschikbaar is,
– wat er mogelijk nog mist of teveel is binnen de teams.

Binnen het budget blijven is belangrijk voor onze financiële positie. Met de juiste mensen en deskundigheid werken is belangrijk voor de kwaliteit en dienstverlening die wij bieden. Het capaciteitsplan is de basis voor het dienstenpatroon en het rooster.

We optimaliseren de roosters van teams. Deze worden per kwartaal (lange termijn) opgesteld op de locaties. De planning bij pieken en ziekte (korte termijn) organiseren we centraal. We richten een flexpool in en onderzoeken o.a. de mogelijkheid om dit in gezamenlijkheid te doen met de partners uit het lerend netwerk.
We verwachten dat we hiermee rust brengen in de roostering en dat de werkdruk van medewerkers daarmee verlaagt en hopelijk de inzet van uitzendkrachten wordt geminimaliseerd.

Medewerkerstevredenheid

De resultaten en verbeterpunten uit de tevredenheidsmetingen worden meegenomen in het optimaliseren van het medewerkersproces. We blijven de tevredenheid monitoren in metingen, in individuele en in teamgesprekken. Zo kunnen we bijsturen waar nodig. Doel is de tevredenheid van medewerkers verder te verhogen en dat ze mooi werk en werkplezier ervaren.

Vrijwilligers

We kunnen niet zonder de betrokkenheid en inzet van de ca. 550 vrijwilligers. Ze ondersteunen de ca. 900 medewerkers bij allerlei hand- en spandiensten en zijn van enorme toegevoegde waarde voor het welzijn van de cliënten. Het introductiemoment voor nieuwe vrijwilligers starten we weer op. Waar mogelijk doen we dat in samenwerking met de bijeenkomst voor nieuwe medewerkers. De samenwerking tussen vrijwilligers, medewerkers en verwanten (allen ook onderdeel van de teams) gaan we optimaliseren en werken we verder uit met alle betrokkenen. De resultaten uit het vrijwilligersbelevingsonderzoek nemen we mee in de ontwikkeling van het vrijwilligersbeleid.